Peut-être que tu démarres une activité à domicile ou que tu souhaites améliorer sa productivité sur ton activité. Je travaille pour moi depuis 2014. J’ai d’abord été une première fois freelance, puis j’ai repris mes études à distance, et je suis à nouveau freelance. 6 ans que j’optimise mon travail à domicile… Et j’ai quelques astuces à te partager.
La clé de la productivité, c’est la concentration
Comment ne pas perdre la concentration, comment la favoriser ?
Sans plus attendre, sache qu’il y a trois points sur lesquels il est facile d’agir :
- Ton environnement de travail
- Ta gestion du temps
- L’implication des autres humains proches de toi
Avant de détailler ces points là, j’aimerais qu’on regarde ensemble les obstacles à ta productivité quand tu travailles depuis chez toi.
Les entraves à la productivité à domicile
Ces entraves sont nombreuses et la liste qu’on tente d’établir n’est pas exhaustive.
J’ai réalisé cette liste d’après mon expérience et les freelance et autres étudiants à domicile que je connais.
Normes sociales et assiduité
La première entrave qui a un impact fort sur ton comportement : les normes sociales.
Il est très mal vu de travailler depuis chez soi. Il est même probable que ton entourage ne sache pas faire la différence entre « être sur l’ordinateur pour travailler » et « être sur l’ordinateur pour le loisir ».
Je ne pense pas que l’entourage n’identifie pas le travail sur ordinateur comme un vrai travail. Je pense plutôt que l’entourage ne se rend pas compte de la fatigue que cela entraîne. Surtout depuis chez soi.
Donc il est possible qu’on ne te prenne pas trop au sérieux, ou que tu sois le réceptacle de toutes les exigences du foyer… De la charge mentale.. Pourtant tu as une entreprise à faire tourner et ça, c’est déjà une sacrée charge !
Les obligations « ménagères »
On arrive donc au point suivant, les tâches ménagères.
Dans ces tâches, j’englobe :
- Les courses
- Le ménage
- Aller chercher les enfants
- Poster les colis
- Prendre le pain
- Sortir le chien
- Liste encore non-exhaustive..
Tu l’as compris, on va te donner tout à faire comme si tu étais en vacances. Sans forcément prendre en compte la fatigue ou le besoin de disponibilité « cérébrale » nécessaire au développement de ton activité…
Il faudra en tenir compte dans tes aménagements. Et, apprendre à dire non.
Les interruptions probables
Un autre point à ne pas négliger, ce sont les interruptions.
Certaines sont prévisibles, d’autres non.
Quelques exemples :
- tu attends un colis, c’est prévisible.
- le voisin met la musique à fond, ce n’est pas prévisible.
Tout ce qui n’est pas prévisible peut être anticipé quand même. Il faudra les neutraliser à l’avance.
La musique du voisin peut être anticipé par le même moyen que tous les autres bruits (travaux, Klaxons, chien qui aboie chez le voisin, dessins animés des enfants, etc).
D’autres interruptions sont difficilement prévisibles et anticipées si tu n’as pas aménagé ton quotidien correctement. Je pense à la présence des enfants au domicile (par exemple) en même temps que tu travailles. c’est difficile à concilier sans une grande organisation.
Le contexte cognitif et ses conséquences émotionnelles
Enfin, un point qu’on oublie trop souvent de mentionner : le contexte cognitif et sensoriel.
Je peux traiter ce point grâce à mes cours de psychologie. Si tu as lu mon livre blanc, tu sais qu’il y a un système dans ton cerveau qui contextualise tout. On l’appelle l’hippocampe et il travaille de paire avec l’amygdale. C’est une zone cérébrale du centre émotionnel primitif.
Leur rôle, ensemble, c’est de détecter immédiatement le contexte émotionnel idéal. Ainsi, si tu connais une situation typique de stress. Dans cette situation tu as l’habitude d’être stressé, éveillé et alerte. Donc lorsqu’un élément habituel de cette situation survient à tes sens alors tu es instantanément stressé(e). C’est automatique. On appelle cela : la voix courte des émotions.
L’intérêt de savoir ceci, c’est de créer un contexte avec des éléments habituel qui amènent à la concentration. On y reviendra juste après en détail. Mais je voulais t’initier à cette notion. Et surtout au caractère automatique de ce traitement de l’information pour ton cerveau. Il ne sert à rien d’aller contre cette automatisation. Cette contextualisation émotionnelle est innée, tu perdras du temps et de l’énergie en vain à la contrer.
Place aux aménagements maintenant. Bien sûr, même si je l’ai déjà dit, je le répète, c’est non-exhaustif et le but est simplement de te donner des pistes d’amélioration.
1- Adapter son environnement de travail
On va reprendre immédiatement le principe de contexte émotionnel et on va l’enrichir avec des idées.
Contextualiser, ritualiser, créer des routines
Pour créer un contexte sensoriel propice à la concentration. Il faut ancrer ceci dans une habitude. Tu n’as pas beaucoup de choix. Il faut que ton cerveau associe certains éléments à une situation confortable et inspirante.
Pour cela, il faudra exclure tous les éléments qui appartiennent à des situations stressantes.
Il est aussi important de savoir que les situations stressantes sont mieux mémorisées que les situations agréables. Le but de cette mémorisation avec le cerveau primitif est de permettre notre survie. Le bonheur, le plaisir et la concentration ne sont que secondaires pour la survie.
Ensuite, on va créer une habitude de s’installer pour travailler et de ranger après le travail. Si possible à des horaires régulières, comme ça on joue aussi avec le rythme circadien.
Cette routine peut démarrer quelques minutes ou heures avant de se mettre au travail. Voici un exemple de routine. Elle démarre à 8H00 et termine à 9H00. Une heure pour se mettre dans le bain.
- Café
- Sortir le chien
- Brossage de dents
- Étirements
- Installer le poste de travail
- Déballer les dossiers de la journée
- Lire les mails
- Commencer les prestations
Passons ensuite aux aspects sensoriels
Less is more
Sans devenir un ou une adepte du minimalisme, je te recommande de réduire tes distraction au minimum.
Un bureau contre un mur est préférable, sans poster ni cadre.
Assure-toi de t’installer sur un bureau propre et rangé chaque jour et de le remettre en état en fin de journée.
Il en est de même avec tes outils. Utilise peu d’outils à la fois, pour te permettre de te perdre totalement dans ton travail.
Réduis aussi les distractions sur tes appareils… Personnellement, je rédige sur IA Writer. Fond noir, écriture grise. Phrase en cours blanche. Je n’ai aucune distraction sur mon écran.
Du vivant, beaucoup de vivant
Un aquarium, des plantes… Il te faut du vert. Car le vert, c’est apaisant. Un sentiment universel. En prime cela te permettra de ne pas te lasser de ton environnement minimaliste.
Il est normal, parfois, de relâcher temporairement l’attention. Surtout dans les métiers qui appellent à la créativité. Alors, laisser le regard se perdre dans une étagère de plante ou un aquarium permet de s’inspirer.
Et surtout, ce sont des « distractions » limitées… C’est à dire que la distraction est reposante et non stimulante. On en fait rapidement le tour. Donc on retourne à son travail sans aucune difficulté. Ce n’est pas le cas des réseaux sociaux, bien évidemment.
2- Les modifications de l’emploi du temps
Alors oui, rester concentré(e), ça dépend aussi de l’emploi du temps. Je donnerai des astuces de productivité uniquement sur l’emploi du temps dans un futur article, je pense. Pour l’instant on va seulement cibler ce qui change quand on devient indépendant à domicile.
Lister les interruptions probables
En contexte de bureau, quand tu es salarié(e), les interruptions non professionnelles sont rares.
Oublie cela en étant à domicile. Je te recommande de prévoir toutes les interruptions possibles dans ton agenda. Quelle heure passe le facteur ? Quelle heure l’alarme de test du premier mercredi de chaque mois ? Le fiston rentre du collège vers quelle heure ? La liste est longue… Repère les périodicités des interruptions possibles.
Liste tout ce qui peut te déranger. Toutes les sollicitations que tu as habituellement quand tu es en arrêt maladie ou vacances à la maison. Et prépare une solution à chaque problème.
Quand on est entrepreneur, on a tendance à garder son téléphone près de soi pour ne manquer AUCUN appel. Grossière erreur. Mets le en mode avion ou en « ne pas déranger ». Tu ne seras pas importuné(e) par les notifications. Si tu reçois un appel professionnel, tu rappelleras au moment opportun.
Po-mo-do-ro
Personnellement, j’adore la méthode pomodoro pour gérer mon temps. Le principe est simple : tu travailles 20 minutes, puis tu as une pause de 7 minutes. Tu peux personnaliser les deux temps.
Je constate qu’être interrompu est très frustrant au début. On a beaucoup de mal à s’arrêter pour une pause. Alors très vite je me suis mise à être TRÈS productive pendant 20 minutes pour avoir le temps d’en faire le plus possible.
Pour gérer les devis, c’est très pratique aussi. Car je sais combien de temps je mets pour chaque tâche. Je peux rapidement estimer le temps passé grâce à l’unité « pomodoro ». Un pomodoro ici est équivalent à 27 minutes dans l’exemple.
La pause imposée n’est bien sûr pas suffisamment longue pousse détacher du travail. Elle a pour objectif de booster la concentration. Ainsi, elle permet de reposer les yeux (myopes et autres astigmates, soyons solidaires), dégourdir les jambes, resservir un thé.
Cette pause est aussi le moment que je choisis pour des recherches brèves sur Instagram ou google pour m’inspirer sur le dossier en cours…
Cloisonner son agenda
Un dernier conseil de temps que je te confie : opte pour une organisation stricte sur l’agenda et inclue l’imprévisible dans celui-ci.
J’ai toujours considéré qu’un cadre permettait, grâce aux contraintes, de booster la créativité tout en la maîtrisant.
Ainsi, lorsque j’ai mis en place un système de gestion du temps assez rigide, j’ai mis des demi-journées « bucket ». Ces demi-journées permettent de rattraper le retard sur des tâches en attente ou au contraire d’avancer sur du développement de mon affaire.
L’imprévisible a donc 2 demi-journées dans mon emploi du temps en général.
J’ai aussi réservé des demi-journées aux entretiens avec les clients. Si ces demi-journées sont vides, alors je les consacre au développement de l’affaire !
Dans tous les cas, essaye d’avoir des horaires strictes. Pour ton bien-être et ta productivité.
3- Briefer les autres habitants et le voisinage
Ah le dernier point est sûrement le plus complexe à gérer. C’est plus facile si on a appliqué les précédents conseils, Tu vas voir pourquoi..
Do not disturb
Enferme-toi, dans une pièce au calme. Essaye de faire garder les enfants quelques jours ou demi-journées. Opte pour un casque à réduction du bruit et explique bien aux autres habitants du logement que tu TRA-VAILLES.
Si tu autorises à être dérangé(e), tu ne parviendras jamais à faire prendre au sérieux ton activité à domicile. Ta productivité sera anéantie. Et ton affaire ne décollera jamais. Donc ils auront eu raison de ne pas laisser sa chance à ton aventure.
Ah, et surtout : considère que ces problèmes ne seront jamais intentionnels.
Voisinage et nuisances sonores
Pour me confier un peu, j’ai un voisin. Oui je sais que toi aussi. Mais le mien, son travail c’est qu’il est compositeur en musique électronique. Oui.
Il est très respectueux mais parfois, comme je travaille dans un silence absolu, il pense que je ne suis pas là. Si la plupart du temps il peut travailler avec un casque, d’autres fois il est obligé de ressortir ses énormes bafles et de les dépoussiérer.
Je me retrouve parfois avec une légère vibration qui parcoure mon bureau. Mon corps. Mon coeur synchronise son rythme avec celui des ampli de mon voisin, et je suis très-très vite importunée. Presque incapable de travailler.
Alors j’ai du négocier avec lui des moments ou il peut travailler correctement. Pour que je puisse également travailler dans de bonnes conditions.
Sache quand même que parfois je file au coworking pour être tranquille. Et c’est une éventualité à envisager quand on travaille depuis chez soi. Notamment pendant une période de travaux.
La musique pour neutraliser certaines nuisances
Dans mon budget pro, j’ai inclus Deezer. Car des playlist en continu me permettent de cacher les mini-bruits du quotidien. Ils pourraient capter mon attention (machine à laver, le chauffage, le chien qui se gratte) et me déconcentrer.
Enfin, la playlist permet surtout de compléter mon contexte sensoriel parfait.
Le silence est une nuisance que l’on sous-estime trop souvent. Le vide qu’il laisse est rempli par le moindre petit bruit. Ou petite pensée.
Je suis aussi plus résistante aux autres nuisances quand j’ai une musique en fond.
Animaux = facteur de productivité
Bon, ce que je vais dire ne marche pas pour un chiot de quelques mois qu’il faut sortir toutes les demi-heures (c’est du vécu !).
Les pauses que demande un animal, qu’il s’agisse d’un chat pour lui ouvrir ou jouer, ou un chien pour la promenade, sont salvatrices. Avant, je détestais m’interrompre pour sortir le chien. C’était une corvée. Maintenant, je planifie à heures régulières sur mon emploi du temps. Et j’y vois un vrai gain. Comme ces pauses sur le paragraphe des pomodoros…
Récap’
Crée un contexte sensoriel propice
✓ Adapte ton environnement de travail pour réduire les distractions
✓ Crée des routines et des rituels pour t’immerger dans un contexte de travail et pour en sortir
Cloisonne ton temps
✓ Remets à dans une heure toute sollicitation qui peut affecter ta concentration
✓ Prévois des temps d’imprévisible
✓ PO-MO-DO-RO
Anticipe les humains et animaux qui peuvent t’embêter
✓ Liste les interruptions possibles
✓ Convient avec ton entourage de moments où tu les autorises à t’interrompre
